VERWIJDERDE BESTANDEN IN MICROSOFT TEAMS ZIJN OPGESLAGEN IN SHAREPOINT ONLINE EN ONEDRIVE VOOR BEDRIJVEN

Voor het herstellen van verwijderde bestanden in Microsoft Teams wordt er achterliggend gebruik gemaakt van een Prullenbak in SharePoint Online voor kanaaldocumenten (of documenten beschikbaar voor alle teamleden) en een Prullenbak in OneDrive voor Bedrijven voor persoonlijke documenten.

Persoonlijke bestanden in Microsoft Teams worden opgeslagen in de OneDrive voor Bedrijven

Dit is het scherm dat je te zien krijgt bij persoonlijke bestanden. Ga via Bestanden in de linkerbalk en klik daarna op OneDrive.

Kanaal bestanden in Microsoft Teams worden opgeslagen in SharePoint Online

Dit is het scherm dat je te zien krijgt bij het kiezen voor kanaalbestanden. Ga via Bestanden in de linkerbalk en klik daarna op Microsoft Teams.

HOE KAN IK MIJN VERWIJDERDE BESTANDEN IN MICROSOFT TEAMS HERSTELLEN?

Hieronder beschrijven we de mogelijke scenario’s om je verwijderde bestanden in Microsoft Teams te herstellen. Je krijgt ook meer uitleg, weetjes, tips en tricks over het backup- en herstelmechanisme in Microsoft 365.

TIP : Meestal lees je dat je verwijderde bestanden kan herstellen binnen de 14 dagen. Dit kan in veel gevallen zelfs tot 93 dagen!

Gebruik SharePoint of OneDrive voor Bedrijven om je bestanden te herstellen.

Herstel verwijderde persoonlijke documenten via OneDrive voor Bedrijven

• Open Bestanden aan de linkerkant van Teams en selecteer vervolgens OneDrive.
• Selecteer Openen in OneDrive bovenaan de pagina.

• Selecteer Prullenbak links op de pagina in OneDrive, selecteer het bestand dat u wilt herstellen.

• Terugzetten van het document kan via de knop Terugzetten.

Herstel verwijderde kanaaldocumenten via SharePoint Online

• Open het tabblad Bestanden van het kanaal en selecteer bovenaan de drie puntjes (…) waarna je kiest voor Openen in SharePoint.

• Selecteer Prullenbak links op de pagina in SharePoint. 
  Hier wordt een lijst weergegeven met alle bestanden die zijn verwijderd uit elk kanaal in het team.

• Selecteer het bestand (of meerdere) die je wil terugzetten en selecteer vervolgens Terugzetten bovenaan de pagina.

HOEVEEL DAGEN WORDEN VERWIJDERDE ITEMS IN MICROSOFT TEAMS BEWAARD?

Items in de Prullenbak van SharePoint Online en OneDrive voor Bedrijven worden 93 dagen bewaard vanaf het moment dat je deze hebt verwijderd. MAAR dit is enkel wanneer het quota* van de site niet overschreden wordt en de beheerder geen items heeft verwijderd.

(*Quota: Site quota’s laten je toe om een bepaalde opslagcapaciteit in te stellen per Sharepoint site)

TIP: Mocht er om een bepaalde reden het document niet meer te herstellen zijn, dan heb je maximum 14 dagen de tijd om Microsoft Support te contacteren met de vraag voor herstel.

SharePoint Online behoudt back-ups van alle inhoud voor 14 extra dagen na de feitelijke verwijdering. 

Gedetailleerd hersteloverzicht van items in SharePoint Online en OneDrive voor Bedrijven

De items blijven de hele tijd in de Prullenbak (1ste fase) van de site, tenzij een gebruiker ze daar verwijdert of de Prullenbak leeg maakt. In dat geval gaan de items naar de Prullenbak (2de fase) van de siteverzameling, waar ze de rest van de 93 dagen blijven staan, tenzij:

• De Prullenbak van de siteverzameling het quota* overschrijdt en begint met het verwijderen van de oudste items.
• De items handmatig verwijderd worden door de beheerder van de siteverzameling uit de Prullenbak van de siteverzameling.

Dit wil zeggen dat verwijderde bestanden niet altijd 93 dagen bewaard worden. (indien site quotum overschreden wordt of door beheerder worden gewist). Hou er ook rekening mee dat je bij Microsoft Support terecht kan tot maximaal 14 dagen na het wissen en dat de wachttijden bij Microsoft Support iets langer kunnen oplopen…

Een voorbeeld: Een gebruiker wist een bepaald bestand en na 40 dagen doet de beheerder een manuele opkuis van de prullenbak. Vanaf die 40ste dag kan Microsoft dan nog 14 dagen het bestand herstellen.

TIP : Voorkomen is beter dan genezen. Voor belangrijke items, kan je in SharePoint Online een waarschuwing instellen zodat je verwittigd wordt bij het verwijderen.

Stel een waarschuwing in wanneer items verwijderd worden zodat je op de hoogte bent.

INSTELLEN VAN EEN WAARSCHUWING IN SHAREPOINT ONLINE ALS ER ITEMS VERWIJDERD WORDEN?

• Opnieuw gaan we vanuit Teams naar SharePoint Online om dit in te stellen, je klikt eerst het Kanaal aan waarna bovenaan de drie puntjes (…) en doorklikken naar Openen in SharePoint.

• SharePoint Online opent onmiddellijk in de bibliotheek van het kanaal dat je gekozen hebt en kies je voor de drie puntjes (…) waarna je doorklikt op Mij Waarschuwen.

• Je treft het venster aan om je wijzigingen in te stellen. 3 belangrijke zaken hier zijn:
  • Type wijzigen : Items worden verwijderd
  • Waarschuwingen voor deze wijzigingen verzenden : Willekeurige wijzigingen
  • Wanneer er waarschuwingen moeten worden verzonden : Melding direct verzenden

Na deze instelling te hebben bevestigd zal je een email ontvangen van zodra een item zal verwijderd worden.